Welche Kundendaten braucht ein kleines Unternehmen im CRM?
Ein kleines Unternehmen braucht keine möglichst grosse Datensammlung, sondern verlässliche Informationen für Arbeit, Entscheidungen und Übergaben.
Die kurze Antwort
Speichere nur Kundendaten, die dein Team für einen definierten Prozess, eine konkrete Entscheidung oder eine notwendige Dokumentation verwendet. Dazu können Unternehmens- und Kontaktdaten, Zuständigkeiten, Beziehungsinformationen, offene Vorgänge, vereinbarte nächste Schritte und relevante Gesprächsnotizen gehören. Welche Angaben nötig sind, ergibt sich aus deinem Kundenprozess.
Zusätzliche Felder wirken zunächst harmlos. Im Alltag verursachen sie Pflegeaufwand und machen unklar, welche Angaben wichtig sind. Beginne deshalb mit den Entscheidungen und Arbeitsschritten, die das CRM unterstützen soll. Daraus ergibt sich der benötigte Datenumfang.
Daten von ihrem Zweck her bestimmen
Stelle für jedes geplante Feld drei Fragen: Wer verwendet diese Information? Bei welcher Aufgabe oder Entscheidung wird sie gebraucht? Was passiert, wenn sie fehlt?
Kann niemand eine konkrete Verwendung nennen, ist das Feld wahrscheinlich nicht nötig. «Könnte später interessant sein» ist kein bestimmter Arbeitszweck.
Einen tragfähigen Grundbestand anlegen
Ein möglicher Grundbestand umfasst Organisationen, Kontaktpersonen, Zuständigkeiten, konkrete Vorgänge und die nächste vereinbarte Handlung. Eine Organisation kann mehrere Kontakte haben; ein Kontakt kann an mehreren Vorgängen beteiligt sein.
Welche Angaben du tatsächlich brauchst, hängt von deinem Kundenprozess ab. Ein Feld ist nicht allein deshalb notwendig, weil es in einer Vorlage vorhanden ist.
Pflichtfelder sparsam einsetzen
Pflichtfelder eignen sich für Informationen, ohne die ein Vorgang nicht sinnvoll weiterbearbeitet werden kann. Zu viele Pflichtfelder führen zu Platzhaltern oder dazu, dass die Erfassung umgangen wird.
Lege fest, ab welcher Prozessphase eine Angabe erforderlich ist. Eine Rechnungsadresse wird möglicherweise später benötigt als eine geschäftliche E-Mail-Adresse. So bleibt die erste Erfassung schlank, ohne notwendige Angaben dauerhaft zu verlieren.
Datenqualität und Verantwortung regeln
Definiere verständliche Regeln für Schreibweisen, Auswahlfelder und Zuständigkeiten. Kläre, wer Unternehmen und Kontakte anlegt, Dubletten behandelt, Notizregeln verantwortet und Felddefinitionen verändern darf.
Gute Datenqualität entsteht durch einen klaren Zweck und sichtbare Verantwortung, nicht durch eine möglichst grosse Zahl von Feldern.