Wie bereitest du Kundendaten für eine CRM-Migration vor?
Eine CRM-Migration beginnt mit einem geordneten Datenbestand, klaren Zuordnungen und einem kontrollierten Testimport.
Die kurze Antwort
Erfasse zuerst alle Datenquellen und bestimme, welche davon für jeden Datentyp massgebend ist. Bereinige Dubletten und veraltete Einträge, vereinheitliche Formate und ordne alte Felder den neuen CRM-Feldern zu. Führe danach einen begrenzten Testimport durch und prüfe Beziehungen, Verantwortlichkeiten und Exporte.
Eine Migration ist keine reine Kopieraufgabe. Daten aus Tabellen, Adressbüchern, E-Mail-Systemen und bisherigen Anwendungen verwenden oft unterschiedliche Strukturen. Wenn du diese Unterschiede vor dem Import nicht klärst, übernimmst du alte Unordnung in das neue CRM.
Datenquellen und Zuständigkeiten erfassen
Liste alle Orte auf, an denen relevante Kundendaten gespeichert sind. Notiere pro Quelle die verantwortliche Person, enthaltene Datentypen, Formate, Aktualität und bekannte Qualitätsprobleme.
Bestimme anschliessend, welche Quelle bei widersprüchlichen Angaben massgebend ist. Ohne diese Regel werden Konflikte während der Bereinigung oder nach dem Import unterschiedlich entschieden.
Daten auswählen und bereinigen
Übernimm nicht automatisch jeden vorhandenen Datensatz. Kläre, welche Informationen im neuen Prozess gebraucht werden und welche Daten nicht mehr relevant sind.
Bereinige Dubletten, uneinheitliche Unternehmensnamen, ungültige Kontaktdaten und fehlende Beziehungen. Bewahre vor der Bearbeitung eine unveränderte Kopie der Ausgangsdaten auf.
Felder und Beziehungen zuordnen
Erstelle eine Zuordnung zwischen jedem alten Datenfeld und dem Ziel im neuen CRM. Dokumentiere Umbenennungen, Formatänderungen, zusammengeführte Werte und nicht übernommene Felder.
Berücksichtige die Beziehungen zwischen Unternehmen, Kontakten, Verkaufschancen, Aktivitäten und verantwortlichen Mitarbeitenden. Ein Import ohne korrekte Beziehungen kann technisch erfolgreich und im Alltag trotzdem unbrauchbar sein.
Testimport und Abnahme durchführen
Importiere zunächst einen begrenzten, repräsentativen Ausschnitt mit normalen Datensätzen und bekannten Sonderfällen. Prüfe Inhalt und Anzahl, Unternehmenszuordnungen, Auswahlwerte, Datumsformate, Verantwortlichkeiten und offene Vorgänge.
Exportiere die Testdaten anschliessend wieder. So erkennst du, ob der neue Bestand auch ausserhalb des Systems verständlich bleibt. Dokumentiere Fehler und passe Bereinigung oder Zuordnung an, bevor du den vollständigen Import ausführst.