Wie prüft man, ob ein Datenexport wirklich für einen Systemwechsel taugt?
Vollständigkeit, Beziehungen, Lesbarkeit, Sicherheit und einen möglichen Wiederimport praktisch testen.
Die kurze Antwort
Exportiert einen kleinen, bekannten Datenbestand und vergleicht ihn mit dem bisherigen System. Kontakte, Firmen, Notizen, Aufgaben, Chancen, Anhänge und ihre Verknüpfungen müssen vollständig und verständlich bleiben. Öffnet die Daten ausserhalb des alten Systems und führt wenn möglich einen Testimport in eine sichere Testumgebung durch. Definiert vorab Abnahmekriterien und löscht Testkopien nach der Prüfung kontrolliert.
Eine vorhandene Export-Schaltfläche beweist noch keine Wechselmöglichkeit. Entscheidend ist, ob ein neuer Anbieter oder eine interne Person den Arbeitsstand ohne verborgenes Wissen weiterverwenden kann.
Vorab Abnahmekriterien festlegen
Definiert für bekannte Referenzfälle: Pflichtfelder vollständig, Sonderzeichen und Daten korrekt, Beziehungen zwischen Firmen und Kontakten erhalten, offene Aufgaben zugeordnet, Anhänge vorhanden und Verantwortungen verständlich. Kritische Fehler führen zu einer Nachbesserung oder einem anderen Übergabeweg.
Ausserhalb des Systems prüfen
Öffnet Dateien mit einem unabhängigen Werkzeug. Prüft Dateiformat, Zeichencodierung, Datumswerte, IDs, Anhänge und vorhandene Dokumentation. Eine CSV-Datei kann vollständig aussehen und trotzdem Beziehungen zwischen mehreren Tabellen verlieren.
Eine Importprobe durchführen
Importiert wenige anonymisierte oder angemessen geschützte Referenzfälle in eine Testumgebung. Eine zweite Person soll danach Kunde, Vorgeschichte, offene Chance und nächsten Schritt erklären können. Bei sensiblen Daten muss die Testumgebung dieselben Schutzanforderungen erfüllen.
Testdaten sicher behandeln
Beschränkt Umfang und Zugriffe, verschlüsselt Transport und Ablage angemessen und dokumentiert, wann Testexporte gelöscht werden. Übergibt keine unkontrollierte Vollkopie per E-Mail oder an einen Anbieter ohne geklärten Zweck und Vertrag.
Quellen und Vertiefung
- Bundesgesetz über den Datenschutz, Schweizerische Eidgenossenschaft, FedlexGrundsätze für Zweckbindung, Verhältnismässigkeit und Datensicherheit bei Testexporten.