# Gesamtkosten und interne Aufwände zeigen

Zeige neben deinem Honorar auch Drittkosten, interne Mitarbeit und laufende Kosten, damit Kunden den Gesamtaufwand realistisch einschätzen können.

## Die kurze Antwort

Trenne dein Honorar, Drittkosten, interne Mitarbeit und laufende Betriebskosten. Beschreibe für jeden Block, was enthalten ist, wer bezahlt oder arbeitet und welche Annahmen gelten. Ordne die Beträge als bestätigt, geschätzt oder noch offen ein. Interne Zeit wird nicht automatisch zur Rechnung, gehört aber in die wirtschaftliche Betrachtung. Zeige deshalb Rollen, Aufgaben, Zeitfenster und mögliche Spitzen statt einer pauschalen Mitwirkungspflicht.

Ein Projekt kann auf dem Papier bezahlbar wirken und intern trotzdem zu teuer werden. Nicht wegen einer versteckten Rechnung, sondern weil Fachpersonen Daten suchen, Führungskräfte Entscheidungen treffen und die IT Zugänge oder Schnittstellen klärt.

Diese Arbeit erscheint auf keiner Anbieterrechnung. Sie bindet trotzdem Zeit.

Eine brauchbare Preisorientierung zeigt deshalb mehr als den externen Preis. Sie macht sichtbar, welche Kostenblöcke entstehen, was dein Kunde beitragen muss und wo vor der Offerte echte Unbekannte bleiben. Die schwierigste Zahl ist dabei selten dein Honorar. Es ist der Aufwand, den bisher niemand als Teil des Projekts betrachtet hat.

Das bedeutet nicht, dass du auf der Website jede interne Kalkulation offenlegen musst. Ein Kostenmodell kann auf Ebene von Rollen, Phasen und Treibern transparent sein, während die endgültige Summe erst nach einer Prüfung entsteht. Wichtig ist, dass der Kunde vorab erkennt, welche eigenen Ressourcen die Investition zusätzlich verlangt, welche Folgeausgaben wahrscheinlich sind und welche Zahl noch nicht belastbar ist. Geschäftsleitung, Fachteam und Einkauf brauchen dabei nicht dieselbe Detailtiefe, aber eine widerspruchsfreie Grundlage.

## Vier Kostenblöcke statt einer scheinbar genauen Zahl

Eine einzige Summe verdeckt schnell, wer was bezahlt oder leistet. Trenne deshalb vier Blöcke:

- **Dein Honorar:** die von dir erbrachten und verrechneten Leistungen
- **Drittkosten:** etwa Lizenzen, Reisen, Übersetzungen, Produktion oder externe Spezialisten
- **Interne Mitarbeit:** Projektleitung, Fachinputs, Entscheidungen, Freigaben und technische Vorarbeiten
- **Laufender Betrieb:** Betreuung, Wartung, Schulungen, Lizenzen und spätere Anpassungen

Ein brauchbares Format nennt das Honorar als belastbare Bandbreite und weist den Mehrwertsteuerstatus aus. Drittkosten folgen separat nach Werkzeugen und Produktionsumfang; bei der internen Mitarbeit stehen die benötigten Rollen und Aufgaben. Der Überblick ist absichtlich keine Gesamtsumme. Er erlaubt dem Kunden, externe Zahlungen und interne Belastung mit den jeweils zuständigen Personen zu prüfen.

Erkläre bei Drittkosten, ob sie bereits eingerechnet sind, separat über dich laufen oder direkt vom Kunden beschafft werden. Eine Lizenz, die zwingend für den Betrieb gebraucht wird, darf nicht zwischen optionalen Zusatzleistungen verschwinden. Kennzeichne zusätzlich, was einmalig oder wiederkehrend, notwendig oder optional ist. «Support optional» reicht nicht, wenn ohne Support intern eine konkrete Aufgabe übernommen werden muss. Bei variablen laufenden Kosten gehört der Treiber daneben: aktive Nutzer, Standorte, Transaktionen, Sprachen oder Supportfälle. So kann der Kunde nicht nur den Start, sondern auch ein realistisches Wachstumsszenario prüfen.

## Interne Mitarbeit so beschreiben, dass man sie planen kann

«Mitarbeit des Kunden erforderlich» sagt fast nichts. Beschreibe stattdessen Rollen und Beiträge. Bei einem typischen Einführungsprojekt könnte die Aufteilung so aussehen:

- Die interne Projektleitung koordiniert Termine und bündelt Rückmeldungen.
- Fachverantwortliche liefern Grundlagen und prüfen Zwischenergebnisse.
- Die Geschäftsleitung entscheidet an klar benannten Meilensteinen.
- IT oder Einkauf klären Schnittstellen, Sicherheit und Vertrag.

Ergänze, was diese Beiträge praktisch bedeuten: Zahl der Workshops, Vorbereitung, Datenlieferungen, Freigaben und erwartete Reaktionszeit. Ein Kunde kann Kapazität erst reservieren, wenn Aufgabe und Zeitpunkt erkennbar sind. Nenne eine belastbare Grössenordnung und ihre Verteilung über den Projektzeitraum. Wenn mehrere Rollen beteiligt sind, weise ihre Belastung getrennt aus. Für einen wirtschaftlichen Vergleich kann interne Zeit mit einem einheitlichen Kostensatz bewertet werden. Trenne diese Vollkosten von Opportunitätskosten, etwa verschobenen Kundenaufträgen. Beides ist relevant, aber nicht gleich zahlungswirksam.

Auch der Zeitpunkt zählt. Wenige Stunden können problematisch werden, wenn sie kurzfristig anfallen. Zeige deshalb Spitzen, Freigabefristen und Abhängigkeiten.

## Annahmen direkt neben die Kosten stellen

Jeder Kostenrahmen beruht auf Annahmen. Nenne jene Bedingungen, die den Aufwand wirklich verändern: Projektumfang, Zahl der Beteiligten, vorhandene Grundlagen, Varianten, technische Ausgangslage und Geschwindigkeit der Entscheidungen. «Der Preis variiert je nach Projekt» hilft nicht. Benenne stattdessen, für welche Standorte, Sprachen und Workshops der Rahmen gilt. Führe notwendige Datenbereinigung und individuelle Schnittstellen als enthaltene oder ausgeschlossene Leistungen auf.

Unbekannte Punkte dürfen offenbleiben. Wenn der Zustand der Daten erst geprüft werden muss, benenne den Datencheck und den anschliessenden Entscheidungspunkt. Sage, welcher Teil bereits kalkulierbar ist und welcher danach festgelegt wird. Markiere Kosten als **bestätigt**, **geschätzt** oder **bedingt**. Damit sieht der Kunde nicht nur eine Zahl, sondern auch ihre Belastbarkeit. Für bedingte Positionen gehört der Auslöser dazu: Was müsste eintreten, damit diese Kosten entstehen?

Zeige auch, was dein Kunde beeinflussen kann. Vorbereitete Unterlagen, gebündelte Rückmeldungen und klare Entscheidungswege können den Aufwand begrenzen. Zusätzliche Varianten oder verspätete Freigaben können ihn erhöhen. Denke über die Einführung hinaus. Wartung, erneute Schulung, wachsende Nutzerzahlen, Datenexport und ein späterer Wechsel können relevant sein. Nicht jede theoretische Möglichkeit gehört in die Rechnung, wohl aber absehbare Folgen der empfohlenen Lösung.

Ein guter Kostenrahmen addiert nicht alles zu einer künstlich exakten Zahl. Er zeigt, was feststeht, was geschätzt ist und was erst nach einer Prüfung belastbar wird.

## Dein nächster Arbeitsschritt

Ergänze deinen Kostenrahmen um interne Rollen, zeitliche Beiträge und mögliche Spitzen. Trenne Honorar, Drittkosten und Betrieb, markiere unsichere Positionen und prüfe die Annahmen mit Verkauf, Leistung und einer Person aus der Zielgruppe.

## Quellen und Vertiefung

- [Quelle öffnen](https://www.bkb.admin.ch/dam/de/sd-web/TQgXUSNSnUB2/20240426_Faktenblatt%20LCC_DE.pdf) — Beschaffungskonferenz des Bundes BKB: Einordnung von Lebenszykluskosten und Kostenarten über Beschaffung, Nutzung und Ende des Lebenszyklus.
- [Quelle öffnen](https://woeb.swiss/de/nachhaltigkeitsaspekte-de/lebenszykluskosten-tco) — Wissensplattform nachhaltige öffentliche Beschaffung WöB: Vertiefung zur Betrachtung von Anschaffungs-, Nutzungs- und Folgekosten über den Lebenszyklus.
- [Video öffnen](https://www.youtube.com/watch?v=oTlr-UOQR2o) — ICLEI Europe: Optionales Einführungsvideo zur Einordnung von Lebenszykluskosten; nicht erforderlich, um das Kapitel zu verstehen.
- [Video öffnen](https://www.youtube.com/watch?v=H4qZsExVV38) — University of Queensland: Optionales Einführungsvideo zu Grundbegriffen der Lebenszykluskosten; nicht erforderlich, um das Kapitel zu verstehen.