# Daten bereinigen und Migration testen

Du bereitest die benötigten Kundendaten vor, ordnest alte und neue Felder einander zu und prüfst die Migration mit einem begrenzten Testlauf.

## Die kurze Antwort

Migriere nicht einfach alle vorhandenen Daten. Kläre zuerst, welche Informationen du im neuen CRM wirklich brauchst, bereinige die wichtigen Bestände und dokumentiere die Zuordnung zwischen Quelle und Ziel. Teste danach einen repräsentativen Ausschnitt, gleiche das Ergebnis mit dem Export ab und lege fest, wie du bei Fehlern zum Ausgangszustand zurückkehrst.

Eine CRM-Migration ist keine reine Importaufgabe. Bestehende Daten spiegeln frühere Prozesse, persönliche Arbeitsweisen und technische Einschränkungen. Deshalb enthalten sie oft Dubletten, uneinheitliche Kategorien, veraltete Kontakte oder Informationen, deren Bedeutung nur einzelne Mitarbeitende kennen.

Du musst den Bestand nicht vollständig perfektionieren. Entscheidend ist, dass die Daten nach der Migration für die vorgesehenen Abläufe verständlich und verlässlich genug sind. Konzentriere dich auf Informationen, die für Kundenbetreuung, Verkauf, Übergaben und notwendige Auswertungen gebraucht werden.

Prüfe früh, ob du aus dem bisherigen System einen vollständigen und verständlichen Export erstellen kannst. Wenn das nicht gelingt, musst du zunächst Datenzugang, Exportformat und mögliche Abhängigkeiten vom bisherigen Anbieter klären.

## Den bestehenden Export prüfen

Erstelle früh einen vollständigen Probeexport aus dem bisherigen System. Verlasse dich nicht allein auf die Aussage, dass ein Export möglich sei. Öffne die gelieferten Dateien und prüfe, ob sie alle benötigten Datentypen enthalten und ohne Spezialsoftware lesbar sind.

Achte besonders auf Firmen, Kontakte und ihre Beziehungen, Zuständigkeiten, offene Aufgaben, Verkaufschancen, Notizen und Aktivitäten. Kläre bei Dokumenten, ob sie im Export enthalten sind oder ein verlässlicher Verweis auf ihre Ablage erhalten bleibt. Auch Einwilligungen und relevante Sperrvermerke dürfen nicht unbemerkt verloren gehen.

Eine Kontaktdatei kann vollständig aussehen und trotzdem unbrauchbar sein, wenn die Zuordnung zur Firma fehlt. Halte fest, welche Inhalte nicht exportiert werden können und wie du damit umgehst.

## Nur relevante Daten bereinigen

Beginne mit Feldern und Datensätzen, die im künftigen Alltag eine konkrete Funktion haben. Eine vollständige Bereinigung jedes historischen Eintrags ist selten nötig. Prüfe zuerst aktive Kunden, laufende Verkaufsfälle, wichtige Ansprechpersonen und offene Aufgaben.

Bereinige offensichtliche Dubletten, ungültige Kontaktdaten, widersprüchliche Statuswerte und Kategorien ohne klare Bedeutung. Entscheide bewusst, ob alte Notizen übernommen, getrennt archiviert oder weggelassen werden. Freitext sollte nicht ungeprüft in strukturierte Felder umgewandelt werden, weil dabei eine Genauigkeit entstehen kann, die in den Quelldaten nie vorhanden war.

Dokumentiere Regeln für Zweifelsfälle, etwa Firmen mit mehreren Standorten, Kontakte mit verschiedenen Rollen oder Datensätze ohne verantwortliche Person.

## Quell- und Zielfelder eindeutig zuordnen

Erstelle eine Mapping-Tabelle, in der jedes zu übernehmende Quellfeld einem Zielfeld zugeordnet wird. Ergänze Datentyp, erlaubte Werte, notwendige Umwandlungen und den Umgang mit leeren oder ungültigen Einträgen.

Kläre darin, ob alte Statuswerte direkt übernommen oder übersetzt werden, welches Datumsformat gilt, wie mehrere Telefonnummern behandelt werden und welchen aktuellen Verantwortlichen alte Benutzerkonten entsprechen. Markiere Felder, die bewusst nicht migriert werden.

Das Mapping ist eine fachliche Entscheidung, nicht nur eine technische Konfiguration. Die späteren Nutzer müssen bestätigen können, dass die Zuordnung ihre tatsächliche Arbeit abbildet.

## Einen repräsentativen Testimport durchführen

Führe vor der eigentlichen Migration einen Testlauf in einer sicheren Umgebung durch. Verwende einen begrenzten, aber vielfältigen Ausschnitt mit einfachen und schwierigen Fällen, verschiedenen Statuswerten, unvollständigen Datensätzen und längeren Aktivitätsverläufen.

Prüfe das Ergebnis nicht nur technisch. Lass künftige Nutzer konkrete Aufgaben ausführen: einen Kontakt finden, eine Zuständigkeit erkennen, eine offene Aufgabe nachvollziehen oder einen laufenden Verkaufsfall weiterbearbeiten. So werden Probleme sichtbar, die eine reine Zählung nicht zeigt.

Notiere jeden Fehler mit Ursache und Korrektur. Wiederhole den Import nach Anpassungen, statt einzelne Testdatensätze von Hand zu reparieren. Sonst bleibt unklar, ob der Importprozess zuverlässig funktioniert.

## Ergebnis abgleichen und Rückkehr vorbereiten

Vergleiche Quelle und Ziel nach jedem Testlauf. Kontrolliere Datensatzmengen, Beziehungen, wichtige Felder und fachlich relevante Statusverteilungen. Abweichungen müssen erklärbar sein. Eine kleinere Zahl im Ziel kann korrekt sein, wenn Dubletten entfernt wurden, darf aber nicht ungeprüft bleiben.

Lege fest, wann ein Import nicht akzeptiert wird und wer über Abbruch oder Fortsetzung entscheidet. Fehlende Beziehungen, falsch zugeordnete Verantwortliche oder nicht auffindbare offene Vorgänge können solche Abbruchgründe sein.

Oft ist es sicherer, einen fehlerhaften Testimport zu verwerfen, die Ursache zu korrigieren und erneut aus einem unveränderten Ausgangsexport zu importieren. Bewahre Quellexport, Mapping, Importdateien und Prüfprotokoll unverändert und nachvollziehbar auf.

## Dein nächster Arbeitsschritt

Erstelle eine Migrationstabelle mit Quellfeld, Zielfeld, Umwandlungsregel, Pflichtprüfung und Entscheidungsverantwortung. Führe damit einen Testimport eines repräsentativen Datenausschnitts durch und dokumentiere den Abgleich zwischen Export und CRM.